| 授信管理與APEX ERP系統的運用 |
賣出商品收取貨款是理所當然，而買商品支付貨款也是應該。若買方無意支付貨款，這就不是買賣而是騙取了，在刑法上是可以詐欺定罪，所以買東西就要付款不只是道理也是法律義務。但為什麼還有很多賣方要為回收帳款而頭痛呢? 因為訂單是所有企業經營的活水，沒有訂單的企業經營會邁入死胡同進而逐漸凋零，不過並不是所有訂單均是企業的活泉，有時業主為了提昇業績，未適當篩選客戶致使帳款回收困難甚或發生倒帳情形，尤其現代企業經營已鮮少是一手交錢一手交貨的交易模式，反倒是先交貨後付款的方式居多，此時徵信與授信的管控尤為重要，故為避免已出貨卻無法收回貨款的風險，首要之務即為落實客戶授信管理!!
在輔導過程中常接獲客戶詢問ERP系統與內稽內控制度的關聯性，以下表約略說明銷售管理相關制度與ERP系統的關連性： |
 |
其中內控之徵信作業控制重點包括有；須建立客戶徵信資料檔案、客戶授信總額之擬定、須辦妥保證書並至少每年重新辦理對保工作、對於未辦妥手續或超過授信總額者出貨應經特案核准…等控制要項，那該如何透過APEX ERP系統去落實信用管控減少公司呆帳發生機率呢?以下簡介APEX ERP系統如何協助企業去落實管理制度與有效控管信用額度：
一、建立客戶資料卡：透過信用調查建立客戶徵信資料檔案，並記錄有關交易及財務/信用狀況，擬定授信總額。
1.信用調查 - 徵信作業可委由徵信公司辦理，其基本調查參考資料有：公司設立時間、資本額、銷售分佈情形、業務成長、主要往來客戶、預計年交易額、與銀行往來情形、付款方式…。可依徵信公司所出的徵信報告(如下表)作為信用評分標準的依據。 |
 |
| 2.擬定信用額度 - 建立客戶信用評等表：依產業前景、往來情形、其他徵信事項作評比，並設定評比標準決定授信額度 |
 |
| 3.建立客戶基本資料：依徵信評比及內部規範制定客戶的等級及信用額度設定 |
 |
4.定期複檢客戶信用狀況 - 須定期客戶公司經營狀況以免發生倒帳風險
二、日常接單出貨及收款管理：為避免貨物已出廠但貨款無法回收，可依訂單受訂管理辦法接單出貨並決定帳款未收之處置方式，例如暫時停止出貨，待貨款收回或相關處置方式後再行出貨。
1.於客戶基本檔設定該客戶的授信額度，並決定若接單出貨已超出授信額度的處置方式： |
 |
| 2.接收訂單，輸入並確認訂單資料－＞系統控管信用額度記錄［接單未出貨金額］增加 |
 |
| 3.訂單生產完成執行銷貨作業－＞系統控管信用額度記錄 - ［出貨未入帳金額］增加，而對於未辦妥授信手續或超過授信總額者，仍要出貨應特過權限控管申請並經特案核准。 |
 |
| 4.應收帳款立帳完成－＞系統控管信用額度記錄 - ［應收帳款餘額］增加 |
 |
| 5.貨款收回－＞系統控管信用額度記錄 - ［信用餘度］回復 |
 |
在這微利時代，企業經營有諸多的困難與風險存在，要如何讓自己辛苦的產出能換取實質的金錢報償並降低呆帳發生的風險並落實管理制度，透過APEX系統的運用即可讓使用者在執行日常作業時立即進行管控，有效避免人為疏失而發生呆帳風險。
三、結語
我們在創造企業永續經營的命脈中，接單絕對是源頭。如何能有效地接單讓訂單不斷的挹注資金到企業，讓企業的資金收入可實現不要產生呆帳，即是利用［信用控管］來落實。
而在資金管理與運用的課題上，除了挹注金額的確保，運用資金當然要考慮到資金的［可用時點］，此議題請參閱『資金管理與APEX系統的運用』一文。就管理作業改善上來說，若一塊錢要當兩塊錢來運轉，週轉起來當然使不上力，遇上景氣不佳，銀行/廠商緊縮信用，調度上會更加地吃緊，在這種狀況下，管理規範更應考慮調整應收、應付帳款條件，讓應收週轉天數最好能較應付為短，這樣才能在營運上自給自足；對於客戶徵信更應謹慎，信用條件不宜太寬鬆，並佐以系統的運用落實管理制度即時管控，有效確保資金的流入及降低呆帳風險，減少業主回收貨款的痛苦。
文/專案經理 陳瑞玲 |
