賺錢的公司就不會倒閉嗎？ 答案是「不一定」。

        有些企業明明就是很賺錢，接單收入源源不斷，但是就是沒錢支付到期應付的貨款，進而發生了黑字倒閉的狀況，這就是資金週轉出現了問題。

        所謂的賺錢，就是有「淨利」! 但我們並不是用淨利來清償到期的債務，而是用現金來支付費用及到期的債務。淨利高並不代表現金流量高，因此有淨利，並不代表有現金可支付到期的費用及債務，只要沒有足夠現金可供支付到期的費用及債務，企業就有可能因週轉不靈而發生倒閉的情形。

        所以要如何有效掌握現金的來源與去向，是現代企業需知悉的一個課題!一般企業會透過股東投資、銀行借款等方式取得資金，並採買原料、支付薪工及費用，加工產出成品回收資金（說明如下圖）。因此在支出與回收過程中即需有效掌握好營運資金，避免應付帳款付現日數小於應收帳款收現日數。

以下簡介APEX ERP系統如何協助企業去落實管理制度與有效掌握現金流量：

一.從管理制度面來說：

        企業流程自接受客戶訂單透過生產製造過程，銷售出貨至收回貨款作業，在這段作業流程中除需制定標準作業規範外，在每個作業環節中的作業表單如訂貨單、製令工單、銷貨單、收款單等等都須可相互對照勾稽；並從不同的角度如客戶別、產品別、區域別去統計分析數量、單價至應收帳款總額。

        對內管理而言：這些單據的填製是讓各單位經辦人員作業有所依循根據與記錄，並避免作業舞弊的發生。

        對外而言：這些作業表單也是向客戶收款的主要依據，如果客戶發生倒帳時，則成為所謂「債權憑證」，是債權人向法院證明客戶欠款最直接的證據。因此，每一份單據應至少保留二聯以。尤其需特別注意的是，這些單據中的訂貨單、銷貨單都必需有客戶的簽章確認，否則客戶可會發生一些特殊情況，必須改變原來作業流程時，如客戶需貨緊急，希望先出貨再補相關手續等，必須由具權限的主管簽核後，才可出貨。

※如何利用系統作業配合管理制度之勾稽

         APEX ERP製造配銷系統的所有單據操作畫面均有其來源單據可供對照勾稽，例如： ［應收帳款] 到 ［銷貨單] 到 ［訂貨單］的勾稽查核如下圖：

二.從資金預估管理面來說:

        自接受客戶訂單、採買原物料、進料驗收、到生產出貨、收款作業，每一作業流程都會發生資金的支付狀況，若能從源頭即作預估作業，即可在實際收支日期到期前充分掌握資金收支狀況，不用在到期需支付貨款時，才再找錢在哪裡?

※如何利用系統作業配合管理制度之勾稽

        APEX ERP財務會計報表系統提供了從源頭的訂單、採購單到後端實際收、付款作業的［可用資金預估表］，協助企業從接到訂單起即可預估未來某一時點的銷貨收入及下訂原物料未來需支付的貨款及現時的銀行存款狀況，提供業主可有效掌握企業資金的來源與去向。

結語

        企業經營最重要的目的是什麼？所有企業都知道【利潤】是這問題的答案!除了開源增加營業收入外，還需節省企業成本與費用，兩者相互配合才能達到上述的「利潤」目標。

        常見企業經營上有種迷思－「顧客至上」、「以客為尊」、「顧客永遠是對的」、「提高市場佔有率」等等，但在接單的同時，若未考慮相關的成本費用、信用控管、資金流出入等因素，只單單地追求營收的升高、市場佔有率的提高，很有可能這份營收會侵蝕到企業的根基而我們卻不知道。

        因此，在增加營收的同時尚需考慮的是：所接的訂單是否確實可創造「利潤」? 或這份收入是否可實現，會不會產生呆帳?可實現的收入何時可入袋與動用?所接的訂單是否確實可創造「利潤」？我們可利用〔成本估算〕來達到此作業目的，把有限的服務資源分配給有高獲利貢獻的客戶。 這份收入是否可實現，會不會產生呆帳?我們可利用〔信用控管]來降低無法實現的風險。可實現的收入何時可入袋與動用?我們可利用〔資金預估]來達到資金有效的運用與掌握!

文/專案經理　陳瑞玲